スタッフ3名の専門店が施術中の電話を「ゼロ」に。fondesk IVRで実現する、心からリラックスできる個室空間の作り方

ヘッドスパ専門店「森の日々」は、個室での静かな空間提供を大切にする中で、施術中の電話対応が大きな課題となっていました。スタッフが手を止めて中座することによるストレスや、リラックス空間への影響を解消するため、fondesk IVRを導入。その結果、電話に振り回されることなく、目の前のお客様に100%集中できる環境を実現しています。

こうした変化が現場に何をもたらしたのか。具体的な運用方法について、代表の山崎さんに詳しくお話を伺いました。

電話対応に追われないサロンへ。過去の教訓を活かしたfondesk IVRを選んだ理由

もともと美容室を運営していた時から、接客中にお客様の手を止めて電話に出なければならない状況にずっと課題を感じていました。今回オープンした『森の日々』はヘッドスパの専門店で、個室での静かな空間やリラックスした時間を大切にしているんです。そんな中で電話が鳴り響き、スタッフが行き来する…という状況をなんとかしたいと思っていました。

特に施術中に手を止めてしまうことは、お客様にとってもスタッフにとってもストレスになります。静かな空間をお届けしている以上、電話というものを極力持ち込みたくない。そんな想いから、自動で一次対応をしてくれるサービスの導入を決めました。

実は、私自身がこれと決めたというより、もう一人の責任者と一緒にリサーチして『これが一番良さそうだ』と判断したのがきっかけでした。他社サービスとも比較検討はしましたが、自分たちのやりたいことに一番フィットしていると感じたんです。

当時はオープン直後でバタバタしていたこともあり、詳細を細かく詰めるというよりは、直感的に使い勝手が良さそうだという期待感で導入を決めました。結果として、今の私たちのサロン運営には欠かせないツールになっています。

電話対応を「手放す」ことで得られた、お客様と向き合うための時間

一番のメリットは、やはり『電話のことを全く気にしなくてよくなったこと』ですね。これに尽きます。以前は、電話が鳴っても出られない時もある中で『無視もできないし…』という罪悪感やストレスが常にありました。今はそれが一切なくなり、目の前のお客様に集中することができています。

現在はスタッフ3名体制で運営しているのですが、運用の工夫として、基本的には自動音声でオンラインなどの予約サイトへ誘導するように案内をしています。録音や着信履歴はスタッフ全員が見られるようにしているので、手の空いたスタッフがタブレットでこまめに確認し、施術が終わった後の空いた時間に、自分たちのペースで折り返せる。『落ち着いたタイミングで進められる』というのは、少人数のサロンにとっては本当に大きいですね。営業電話などで妨げられていた時間が減った分、接客の質を自分たちで守れているという安心感が非常に大きいです。

非常に良いと感じています。導入前に想定していた費用感と、実際の効果に大きな相違はありませんでした。お客様からも自動応答についての不満を聞くこともありませんし、スタッフの間でも『電話に出なくていいメリットの方が圧倒的に大きい』と好評です。

以前、朝のオープン直前に入っていた連絡に夕方気づいてしまうといった運用の反省点もありましたが、それは自分たちがこまめにチェックするといったルーティンを意識すれば解決すること。スタッフの精神的な負担が減り、サービスの質が担保できていることを考えれば、十分に価値のある投資だと思っています。

私たちのようなサービス業、特に少人数で運営している店舗には強くおすすめしたいですね。どうしても現場で手を動かしていると、電話一本で作業が中断されてしまいます。そのストレスや負担感に悩んでいる経営者の方は多いはずです。

fondesk IVRで電話対応の『一歩手前』を自動化するだけで、驚くほど業務がスムーズになりますし、インタビューの中でまだ設定できていなかった機能（営業時間の分岐や通知ツール連携）についても教えていただいたので、さらに使いこなしていけば、もっと便利になると確信しています。