打ち合わせを中断されるストレスがゼロに！リモートワーク体制の電話課題を解消した活用術

Webメディア「ものづくり新聞」の運営と、製造業向けのIT支援コンサルティングを展開する株式会社パブリカ様。同社はリモートワーク中心の少数精鋭体制のため、代表電話を代表取締役ご自身の携帯電話へ転送し、お一人で対応されていました。

営業電話が業務の妨げとなっていた状況の中、AI対応の他社IVRサービスを導入されていましたが、fondesk IVRへ乗り換えたことで、以前より営業電話が減り電話対応のストレスから解放されたそうです。今回は代表取締役の伊藤さんに詳しくお話を伺いました。

もともと当社は社員数が少なく、リモートワーク中心の組織です。会社の代表電話（03番号）は取ってありますが、オフィスに固定電話は置いておらず、私の携帯に転送される設定にしていました。

取引先からのお電話はもちろんありますが、どうしても営業電話などの売り込みっぽい電話もたくさん来てしまうようになりました。結構その件数がバカにならない件数になってきていて、1日に1回は必ずかかってくるような状態でした。私が打ち合わせをしている間でも電話が鳴るという状況には常に課題を感じていました。

そこで以前、別の会社の代表の方から「うち電話にIVRを入れたんだけど便利だよ」と勧められたのをきっかけに、他社のIVRを導入してみました。自動応答やSlack通知の仕組みを使ってはいたのですが、コスト的にもIVRの継続をどうしようかなと思っていたタイミングで、fondeskさんから「fondesk IVR」を始めたとご連絡をいただいたんです。

SNS感覚のUIでシナリオ作成がストレスフリーに

以前使っていたものは、正直を言うと、いかにも業務システムを使っている感じがあったのですが、fondesk IVRはUIが非常にシンプルで、なんだかSNSをやっている気分になる感じで触っていて気持ちがいいですね。機能面では、Slack連携が標準で付いているのが本当にありがたいです。もう本当にSlackに通知が来るのはありがたくて。

当社はいつもslackを業務で使っていますので、そこにピョンと通知が出ます。その通知チャンネルは私だけじゃなくて他のメンバーも見られるようにしているんです。私自身が複数の事業を見ていますが、担当者が異なる場合もあります。万が一私が対応できない時でも誰かが見られるようになっているので、ツールとして非常に役立っています。

あと、これは感覚的なものかもしれませんが、fondesk IVRに切り替えてから営業電話が減った気がします。AIでの対応と比べると粘り強くかけてこられた営業電話でも、自動音声にしたことで諦めて電話を切ってらっしゃる方が多いのではないかと感じています。おかげで、私の携帯に直接転送されてくる件数も減りました。

先ほどお話ししたUIの良さとシナリオの作りやすさは大きな決め手でした。まず、シナリオを作る管理画面がおしゃれというか、可愛いというか、UIがすごく気に入りました。

以前利用していた別のIVRサービスは、細かい機能はありはするんですけど、それがちょっと分かりにくいというか、組みにくいところがあり、最初作るのに苦労した気がするんです。分岐を重ねていくうちに、「あれ？これはどこにつながってるんだっけ？」と、わからなくなりがちでした。その点、fondesk IVRは複雑なオプション設定などがなく、とてもシンプルなので、比較してみて乗り換えを決めました。

そして、やはり価格ですね。以前は別でオプション料金がかかっていたSlack連携が標準で含まれていて、トータルコストもとても安くなりました。使い勝手も良く、コストも下がるのであれば、選ばない理由はありませんでした。

費用対効果は絶大！以前のIVRからの大幅なコスト改善

非常に高いと感じています。私自身がもともと電話を受けていたのですが、それに取られるデメリットは結構大きかったです。誰かとの打ち合わせ中も鳴る、移動中も鳴る、作業していても鳴るという状況がひとまず解消されるのは非常に大きいです。

だから、そんな金額が何千円かとかいうことによらず、それが解消されているだけで非常に助かっています。このストレスから解放されたメリットは絶大です。

基本的には中小規模の会社さんが向いているかなと思います。私たちは「ものづくり新聞」というメディアも運営しており、全国の製造業の現場を取材する機会が多いのですが、まさにそういう方々にぴったりだと感じました。

この間、奈良県で炭を作っている職人さんの取材に行ったんです。ほぼお一人で作業されていて、炭を練る作業なので手が真っ黒になってしまうそうです。工房に固定電話の子機が置いてあるんですが、電話が鳴ると、その真っ黒な手で電話に出るため、真っ白な子機が真っ黒になってしまっていました。

ほかにも、工作機械で金属加工をされている方は、手が油まみれになります。その手で電話を取るから、受話器が油だらけになってしまう。でも、彼らにとって取引先からの重要な電話かもしれないと思うと、やはり出ざるを得ないわけです。全部が重要な電話ならまだ良いのですが、実際には重要ではない電話も多くかかってきている状況だと思います。

こういう現場にこそ、fondesk IVRは最適です。留守電にするという手もありますが、fondesk IVRを導入すれば、重要な電話だけをつなぎ、それ以外は鳴らさないといった工夫が色々できます。そうすれば、作業を無駄に中断させられることも、大事な受話器を汚すこともなくなるはずですから。